STUDY ON BILLING INFORMATION SYSTEM FOR STUDIO MANAGEMENT.

0
426

ABSTRACT

This research work is focused on a billing information system for musical studio management. The billing information system enables the management of a business organization to keep proper record of transactions. Billing is a very important aspect of any business. In a studio, customers are billed per track or album and this is the source of revenue for the business. The problems in the existing system that necessitates this study included: manual method of computing studio bills, manual recording of billing information makes it difficult for needed reports to be quickly retrieved. The objectives of the study is to automate the manual system of billing clients in a studio to develop a computerized system for computation and storage of billing information of clients and to design a system that will facilitate easy retrieval and update of billing information for the clients. The software development methodology used is Object Oriented Analysis and Design Methodology (OOADM) .The programming language used is Visual BASIC 6.0 and the database used is Microsoft Access 2007.It was concluded that the application of billing information system for studio management facilitate proper record keeping of bills and aid timely presentation of billing reports.

TABLE OF CONTENTS

Title Page             –        –        –        –        –        –        –        –        i 

Certification         –        –        –        –        –        –        –        –        –        ii

Dedication            –        –        –        –        –        –        –        –        iii

Acknowledgment –        –        –        –        –        –        –        –        iv

Abstract               –        –        –        –        –        –        –        –        v

Table of Contents –        –        –        –        –        –        –        –        vi

List of Tables       –        –        –        –        –        –        –        –        vii

List of Figures      –        –        –        –        –        –        –        –        viii

CHAPTER ONE: INTRODUCTION

1.0     Introduction         –        –        –        –        –        –        –        1

1.1     Background of the Study        –        –        –        –        –        –        1-2

1.2     Statement of Problem              –        –        –        –        –        2-3

1.3     Aim and Objectives of the Study                –        –        –        2-3

1.4     Significance of the Study         –        –        –        –        –        –        3

1.5     Scope of the Study        –        –        –        –        –        –        –        3       

1.6     Organization of the Research  –        —       –        –        –        4

1.7     Definition of Terms       –        –        –        –        –        –        5

CHAPTER TWO: LITERATURE REVIEW

  •   Introduction  –        –        –                  –        –        –        –        6

2.1 Theoretical Background    –        –        –        –        –        –        6-7

  • Overview of Automated Billing Process        –        –        –        –        7-8
    • Studio Services and Billing Method and Terms       –        –        –        9-11
    • Responsibilities of a Studio Manager   –        –        –        –        11-12

2.4.1 Preferred Qualities –       –        –        –        –        –        –        12-13

2.5 Information System Concept      –        –        –        –        –        13-14

CHAPTER THREE: SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN

  • Introduction   –        –        –        –        –        –        –        –        15

3.1 Research Methodology      –        –        –        –        –        –        15

3.2 Analysis of the Existing System –        –        –        –        –        15-16

3.2.1 Advantages of the Existing System   –        –        –        16     

3.2.2 Disadvantages of the Existing System        –        –        –        16-17

3.3 Analysis of the Proposed System         –        –        –        –        –        17

3.3.1 Advantages of the Proposed system  –        –        –        17

3.4 System Design         –        –        –        –        –        –        –        –        18

3.4.1 Input layout          –        –        –        –        –        –        –        –        18-21

3.4.2 Output Layout                                                 –   –        –        22

3.4.3 Algorithm                                                         –   –        –        23-24

3.4.4 Database Design   –        –                  –        –        –        –        25

3.4.4 Program Flowchart                                          –   –        –        26-31

3.4.6 System Architecture       –        –        –        –        –        –        32

3.4.7 Use Case Diagram/Class Diagram     –        –        –        –        32-34

CHAPTER FOUR: SYSTEM IMPLEMENTATION AND DOCUMENTATION

4.0     Introduction                  –        –        –        –        –        –        –        35

4.1     System Design Diagram –        –        –        –        –        –        35     

4.2     Analysis of Modules               –        –        –        –        –        36     

4.3     Choice of Programming Language              –        –        –        36

4.4     Programming Environment     –        –        –        –        –        37

4.4.1 Hardware Requirements –        –        –        –        –        37     

4.4.2 Software Requirements  –        –        –        –        –        37

4.5     System Implementation –        –        –        –        –        –        37

4.6     Software Testing  –        –        –        –        –        –        –        38

CHAPTER FIVE: SUMMARY, CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS

5.0     Introduction         –        –        –        –        –        –        –        –        39

5.1     Constraints of the Study         –        –        –        –        –        –        39

5.2     Summary                       –        –        –        –        –        –        39-40

5.3     Conclusion                     –        –        –        –        –        –        40

5.4     Recommendation           –        –        –        –        –        –        40

          References                      –        –        –        –        –        –        41

           Appendix A (Source Code)-   –        –        –        –        –        42-49

          Appendix B (Output)                         –      –        –                 50-57

LIST OF TABLES

                                                                                       Page Number

Table 3.1: Client registration output layout         —       –                  22

Table 3.2: Billing Output Layout      –        –        –        –        22

Table 3.3: Client Registration Database Design   –        –        25

Table 3.4: Billing Database Design   –        –        –        –        25

LIST OF FIGURES

                                                                                      Page Number

Figure 2.1:  Customer registration form     –        –        –        –        7

Figure 3.1: Client Registration Information         –        –        –        –        18

Figure 3.2: Billing Input Layout       –        –        –        –        –        19

Figure 3.3: Client Update Input layout       –        –        –        –        –        20

Figure 3.4: Bill update input layout  –        –        –        –        –        21

Figure 3.5: Login flowchart     –        –        –        –        –        –        26

Figure 3.6: Main Menu flowchart     –        –        –        –        –        27

Figure 3.7: Client Registration details        –        –        –        –        –        28

Figure 3.8: Billing flowchart    –        –        –        –        –        –        29

Figure 3.9: Update flowchart  –        –        –        –        –        –        30

Figure 3.10: Reports flowchart         –        –        –        –        –        –        31

Figure 3.11: System Architecture      –        –        –        –        –        32

Figure 3.12: Use case diagram –        –        –        –        –        –        33

Figure 3.13: Class Diagram     –        –        –        –        –        –        34